aanbesteden – Bouwjournalist

2 februari 2018

Minder hinder begint bij het ontwerp

Opdrachtgevers hechten almaar meer belang aan hinder, of het gebrek daaraan tijdens werkzaamheden. De bouwprojecten met de minste hinder zijn die waar de architecten of ingenieurs in hun ontwerp al rekening hielden met het vermijden van hinder. Dat is een attitude waar het in België vaak nog aan ontbreekt.

Minder hinder staat recht evenredig ten opzichte van draagvlak. Hoeveel te minder hinder, des te groter het draagvlak voor een project. Zowel voor private als publieke initiatiefnemers is dat draagvlak belangrijk, want het vergroot de kans op een vlot vergunningstraject. En voor publieke initiatiefnemers heeft het in verkiezingsjaren een dubbele betekenis. Kortom, ‘minder hinder’ is zoveel meer dan werken uitvoeren met minimale overlast voor de betrokkenen (buurtbewoners, weggebruikers, stakeholders). Op het einde van de rit betekent het ook besparing, hoger rendement, een gunstigere publieke opinie, …

Bezint …

Maar minder hinder is in België nog een relatief nieuw begrip. Veel publieke opdrachtgevers zijn zich er van bewust dat ze de aannemer om minder hinder maatregelen moeten vragen, … maar op dat moment is het kalf al half verdronken. In de praktijk komt het dan veelal niet verder dan op een oubollige manier informeren over wat onvermijdelijk is.

Zowat iedere lijn die de ontwerper op papier zet, heeft straks in de uitvoering invloed op de mate van hinder of de hinderbeleving. Een raadsel: Welke opstelling veroorzaakt de minste hinder: een inspectieput van de riolering in het midden van de rijbaan of een in de berm? Aquafin begrijpt dat heel goed en challenget de studiebureaus die rioleringsprojecten ontwerpen om hinder beperkend te ontwerpen. Jaarlijks beloont de waterzuiveringsmaatschappij ook de studiebureaus die hierin grensverleggend zijn.

Maar dezelfde redenering gaat ook op voor gebouwen. Een architect die ernaar streeft een oud pand volledig of deels te bewaren ontwerpt zo al hinder beperkend. Er zal immers minder afvoer van sloopmateriaal zijn en er is minder afvoer van grond voor het uitgraven van een nieuwe kelder. Die redenering kan over het volledige gebouwontwerp doorgetrokken worden. En wanneer opdrachtgever en architect die maatregelen dan voor de vergunningsaanvraag duidelijk communiceren met de omgeving, dan verkleint haar weerstand tegenover het project. (Los daarvan is er dan ook nog wat inspanning nodig om het Not In My Backyard-fenomeen te counteren)

… eer ge begint

Na het ontwerp is het aan de aannemers en hun onderaannemers om met gezond verstand naar het ontwerp te kijken en hinder beperkende uitvoeringsmethodieken te bepalen. Dat kan zijn kort maar krachtig gaan in de hinder of zoeken naar slimme methodieken die een minimale hinderbeleving met zich mee brengen. Ze bestaan al hoor, aangepaste sloopmethodes, funderingstechnieken, bouwwijzes, … Ze zijn spijtig genoeg duurder en lonen vandaag niet. Tenzij de opdrachtgever een lans breekt voor minder hinder. Het staat alvast in de sterren geschreven dat publieke opdrachtgevers meer naar minder hinder zullen vragen. De nieuwe Wet op Overheidsaanbestedingen laat de nodige ruimte om een project hier mee op toe te wijzen.

De winnaar is…

Dat gezegd zijnde, mag duidelijk zijn dat de meest succesvolle minder hinderaanpak ligt in het bouwteam. Private opdrachtgever of openbaar bestuur: Daag ontwerpers en aannemers van in het begin van het traject uit om samen te zoeken naar de aanpak met de minste hinder. Die is misschien wat duurder, maar dat prijsverschil betaalt zich indirect terug door de besparingen uit het vermijden van beroepsprocedures, het hogere rendement uit de snellere verkoop of ingebruikname van het project of de herverkiezing omdat de burger zag dat het goed was.

29 december 2017

Omgevingsmanagement bij bouwprojecten of wegenwerken: zinloos of zinvol?

Omgevingsmanagement, al ooit van gehoord? Waarschijnlijk niet. Ook de Dikke Van Dale kent het woord niet, maar bij onze noorderburen is het begrip het vertrekpunt voor ieder infrastructuur- of bouwproject, hoe groot of klein ook. In ons land proberen grote opdrachtgevers, zoals de Lijn, voorzichtig uit welke voordelen omgevingsmanagement kan bieden. Heeft omgevingsmanagement toekomst of is het utopie?

Laat ons beginnen bij het begin: wat is omgevingsmanagement? Dat is meteen al een moeilijke vraag, want een eenduidige definitie van omgevingsmanagement bestaat niet. Zelfs niet bij onze noorderburen die al enkele jaren ervaring hebben met het gebruik. Rijkswaterstaat – de beheerder van de openbare infrastructuur in Nederland – omschrijft het als volgt: “Het geheel van activiteiten gericht op verkennen en betrekken van alle omgevingspartijen, met als doel de eigen en de gezamenlijke doelen te onderkennen en te realiseren en de regie te houden op het uitvoeren van het eigen stakeholdermanagement.” Een vrij complexe uitleg om te vertellen dat je als opdrachtgever streeft naar contact met de omgeving en daarbij probeert draagvlak en begrip te creëren voor het project datje wilt realiseren. Hoeveel te groter dit draagvlak, des te kleiner de weerstand tegen het project zal zijn. Dat vertaalt zich dan weer in een vlotter projectverloop en een grotere kans op het succesvol invullen van de projectdoelstellingen.

Protest ontmijnen

Even concreet: Stel je hebt als projectontwikkelaar de ambitie een binnenstedelijke kernversterking te realiseren. Wanneer je het bouwtraject op eigen houtje ontwerpt en de vergunningen aanvraagt, is de kans heel reëel dat er bezwaren komen vanuit de buurt, of erger nog dat een van de buren naar de Raad van State trekt tegen de afgeleverde bouwvergunning. Wanneer hij gelijk krijgt, sta je met lege handen en een lichtere portefeuille. Dit is geen unicum, de voorbeelden zijn legio: De geplande Noordzuid-verbinding in Limburg is een van de meest schrijnende.

Wanneer je echter in de voorbereiding van het project al met de buurt en andere stakeholders in overleg gaat en zo voeling krijgt met hun angsten of grieven, kun je daar als initiatiefnemer – in de mate van het economisch mogelijke – rekening mee houden. Stel één van de aanpalende bewoners vreest voor inkijk in zijn badkamer. Dan kun je nagaan of daar ontwerpmatig een mouw aan te passen valt. Of de petanqueclub – met de oud-gemeentesecretaris als lid – moet wijken voor het bouwproject. Dan kun je nagaan of een nieuwe petanquebaan voorzien kan worden in de omgevingsaanleg of eventueel in de kelder van het project. Wie weet is de club wel bereid daar een maandelijks huurbedrag voor te betalen. Maar die gevoeligheden breng je pas aan het licht door (vroegtijdig) het gesprek aan te gaan met de omgeving en eventuele andere stakeholders.

Onzin of niet?

Bij een bouwproject is dat omgevingsmanagement nog relatief eenvoudig en overzichtelijk. Veel complexer wordt het bij de aanleg van een nieuwe weg of tramtraject. Ik schrijf heel bewust tramtraject omdat dit een actueel gegeven is. De Lijn – de opdrachtgever voor deze projecten – vraagt in de aanbestedingsprocedure al een onderbouwde visie op het omgevingsmanagement. Dat was zo voor de aanleg van de Noorderlijn in Antwerpen en is ook zo in de voorlopig geschorste procedure voor sneltramlijn 1 tussen Hasselt en Maastricht in het Spartacusproject. Het zal niet verwonderen dat het enige consortium met een degelijke adviseur voor het omgevingsmanagement de aanbesteding voor de realisatie van de Noorderlijn heeft gewonnen.

De Lijn, PMV, … zijn op heel wat vlakken pioniers in de aanbestedingsformules die onze overheden hanteren. Het is dus maar een kwestie van tijd voordat ook de andere overheden het begrip zullen implementeren. Zeker als ze via burgerparticipatie en draagvlak de kans op protest en klachten kunnen verkleinen.

Kun je de omgeving managen?

Belangrijk is ook om met de juiste insteek aan omgevingsmanagement te beginnen. Omgevingsmanagement heeft niet tot doel om de stakeholders te sturen of te leiden in de richting die het best is voor jouw project. Want zo zou je volgens Van Dale ‘managen’ kunnen interpreteren. Een omgeving is immers niet te managen (lees: beïnvloeden). Ze bepaalt uiteindelijk zelf hoe ze denkt of reageert ten opzichte van een project. Het doel van omgevingsmanagement is het betrekken van de omgeving om inzicht te krijgen in wat er leeft. Via participatie en communicatie ontstaat een interactie die meerwaarde kan brengen voor het project, net omdat het rekening houdt met de belangen van de verschillende stakeholders. Kijk naar de petanquebaan in het voorbeeld. Wanneer het project eenmaal in uitvoering is, kan wel het omgevingsmanagement worden bijgestuurd door in te zetten op communicatie over het project. Uit het overleg tijdens het voortraject weet de omgevingsmanager nu ook via welke kanalen die communicatie in deze fase het meest optimaal verloopt.

Dirigent

Wie is dan verantwoordelijk voor het in de praktijk brengen van omgevingsmanagement? Ook daar is er (nog) geen eenduidig antwoord. In Nederland wordt de rol aan verschillende partijen toebedeeld: aan de procesmanager of communicatiemanager en meer en meer wordt ook al een omgevingsmanager specifiek voor een project aangesteld. Geen van deze functies is in België echt ingeburgerd. Her en der zijn er wel al studie- en adviesbureaus die deelaspecten van omgevingsmanagement beheersen en aanbieden, denk dan aan verkeersmanagement of projectcommunicatie. Maar van daaruit is nog een weg af te leggen naar écht omgevingsmanagement.

29 december 201714 januari 2018

Aanbesteden begint bij een sterke strategie

Aanbesteden was in België jarenlang een verhaal van de laagste prijs aanbieden. Met de wijziging van de wet op overheidsopdrachten is er ruimte om naast de prijs ook andere factoren in aanmerking te nemen voor de gunning. De aanbestedende overheid kan de geïnteresseerde aannemers nu bijvoorbeeld ook vragen naar een visie op de kwaliteit, planning, projectmanagement of minder hinder. De quotering van deze visie weegt mee in de keuze van de aannemer die de opdracht binnenhaalt. Het uitschrijven van zo’n visie is heel wat anders dan het bedenken van een prijsgunstige werkmethodiek en daar dan een prijs op kleven. Alles begint bij een sterke strategie en die dan goed verwoorden.

Een offerte aanbieden voor een bouw- of infrastructuurproject was tot voor kort een exclusieve zaak van de calculatie-afdeling binnen de aannemersbedrijven. Calculatoren met jarenlange ervaring wisten op hun gevoel al welke materialen en technieken ze moesten kiezen om een winnende offerte te schrijven.

Kwaliteiten beschrijven

Maar het aanbesteden is de iets complexer geworden dan het louter becijferen van de laagste prijs. Bepaalde opdrachtgevers vragen nu ook naar een visie over de aanpak van een project op het vlak van projectmanagement, timing, kwaliteit, hinderbeperking. Ook informeren ze naar de kwaliteiten van de aannemer of vragen zelfs een volledig ontwerp voor het beoogde project. Dat is bijvoorbeeld het geval bij PPS-projecten of allerhande vormen van DBFM-opdrachten. Dan komt het er als aannemer of als consortium op neer een sterk verhaal aan het papier toe te vertrouwen. Op zich is dat geen probleem: ingenieurs kennen hun bedrijf en weten hoe ze het project willen aanvliegen. Dat krijgen ze dus ook wel opgeschreven.

De vraag doorgronden

Tot daar de theorie. In de praktijk blijkt dat de calculatoren en ingenieurs bij het uitwerken van hun Plan van Aanpak niet verder komen dan een strikt antwoord formuleren op de vraag van de opdrachtgever. Op zich niets mis mee. En iedere week wint een aannemer op deze manier wel een opdracht, omdat hij het allemaal net iets beter beschreef dan zijn collega’s.

Maar aan het begin van het traject laten de meeste aannemers in ons land de kans liggen om een voorsprong te nemen op de concurrentie. Ze nemen niet de tijd om de vraag van de opdrachtgever even te ontleden en te bepalen met welke oplossingen ze de concrete vraag kunnen invullen. Kortom, ze vergeten een strategie te bepalen. Met zo’n ‘plan van aanpak’ dat op een kick off-meeting wordt vastgelegd, weet je als auteur welke richting jouw firma uit wil. Je kunt de maatregelen daardoor veel slimmer beschrijven en beter inspelen op de verwachtingen van de opdrachtgever.

Op winst door strategie

Het idee van die strategie grijp ik niet zomaar uit de lucht. Als bouwjournalist heb ik al mogen (mee)schrijven aan talloze Plannen van Aanpak. De rode draad in al die plannen is dat die projecten waar met een doordachte strategie begonnen wordt aan het uitwerken van het Plan van Aanpak, een hogere kwaliteitsscore optekenen.

Onlangs volgde ik in Nederland een cursus EMVI-schrijven (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Deze aanbestedingsvorm is in Nederland populair: de aannemer wordt er naast prijs ook op kwaliteit beoordeeld. De lesgevers besteedden een halve dag van de tweedaagse opleiding aan de strategie. Om maar aan te geven hoe hoog zij het belang van een strategie inschatten.

De Nederlandse praktijk bewijst ook dat die strategie de sleutel tot succes is. Uit een studie van Rijkswaterstaat blijkt dat de inschrijvers die het project vooraf doorgrond hebben en met een doordachte visie inschrijven, niet alleen beter scoren op hun Plan van Aanpak, maar doorgaans ook de laagste prijs aanbieden.

Kortom, bezint eer ge begint!