Aanbesteden begint bij een sterke strategie

Aanbesteden was in België jarenlang een verhaal van de laagste prijs aanbieden. Met de wijziging van de wet op overheidsopdrachten is er ruimte om naast de prijs ook andere factoren in aanmerking te nemen voor de gunning. De aanbestedende overheid kan de geïnteresseerde aannemers nu bijvoorbeeld ook vragen naar een visie op de kwaliteit, planning, projectmanagement of minder hinder. De quotering van deze visie weegt mee in de keuze van de aannemer die de opdracht binnenhaalt. Het uitschrijven van zo’n visie is heel wat anders dan het bedenken van een prijsgunstige werkmethodiek en daar dan een prijs op kleven. Alles begint bij een sterke strategie en die dan goed verwoorden.

Stadsplein Genk in opbouw

Een offerte aanbieden voor een bouw- of infrastructuurproject was tot voor kort een exclusieve zaak van de calculatie-afdeling binnen de aannemersbedrijven. Calculatoren met jarenlange ervaring wisten op hun gevoel al welke materialen en technieken ze moesten kiezen om een winnende offerte te schrijven.

 

Kwaliteiten beschrijven

Maar het aanbesteden is de iets complexer geworden dan het louter becijferen van de laagste prijs. Bepaalde opdrachtgevers vragen nu ook naar een visie over de aanpak van een project op het vlak van projectmanagement, timing, kwaliteit, hinderbeperking. Ook informeren ze naar de kwaliteiten van de aannemer of vragen zelfs een volledig ontwerp voor het beoogde project. Dat is bijvoorbeeld het geval bij PPS-projecten of allerhande vormen van DBFM-opdrachten. Dan komt het er als aannemer of als consortium op neer een sterk verhaal aan het papier toe te vertrouwen. Op zich is dat geen probleem: ingenieurs kennen hun bedrijf en weten hoe ze het project willen aanvliegen. Dat krijgen ze dus ook wel opgeschreven.

De vraag doorgronden

Tot daar de theorie. In de praktijk blijkt dat de calculatoren en ingenieurs bij het uitwerken van hun Plan van Aanpak niet verder komen dan een strikt antwoord formuleren op de vraag van de opdrachtgever. Op zich niets mis mee. En iedere week wint een aannemer op deze manier wel een opdracht, omdat hij het allemaal net iets beter beschreef dan zijn collega’s.

Maar aan het begin van het traject laten de meeste aannemers in ons land de kans liggen om een voorsprong te nemen op de concurrentie. Ze nemen niet de tijd om de vraag van de opdrachtgever even te ontleden en te bepalen met welke oplossingen ze de concrete vraag kunnen invullen. Kortom, ze vergeten een strategie te bepalen. Met zo’n ‘plan van aanpak’ dat op een kick off-meeting wordt vastgelegd, weet je als auteur welke richting jouw firma uit wil. Je kunt de maatregelen daardoor veel slimmer beschrijven en beter inspelen op de verwachtingen van de opdrachtgever.

Op winst door strategie

Klaverblad Lummen

Het idee van die strategie grijp ik niet zomaar uit de lucht. Als bouwjournalist heb ik al mogen (mee)schrijven aan talloze Plannen van Aanpak. De rode draad in al die plannen is dat die projecten waar met een doordachte strategie begonnen wordt aan het uitwerken van het Plan van Aanpak, een hogere kwaliteitsscore optekenen.

Onlangs volgde ik in Nederland een cursus EMVI-schrijven (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Deze aanbestedingsvorm is in Nederland populair: de aannemer wordt er naast prijs ook op kwaliteit beoordeeld. De lesgevers besteedden een halve dag van de tweedaagse opleiding aan de strategie. Om maar aan te geven hoe hoog zij het belang van een strategie inschatten.

De Nederlandse praktijk bewijst ook dat die strategie de sleutel tot succes is. Uit een studie van Rijkswaterstaat blijkt dat de inschrijvers die het project vooraf doorgrond hebben en met een doordachte visie inschrijven, niet alleen beter scoren op hun Plan van Aanpak, maar doorgaans ook de laagste prijs aanbieden.

Kortom, bezint eer ge begint!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *